Avvikssystem

Som en integrert del av det systematiske HMS-arbeidet, er det en lovpålagt plikt for alle bedrifter å etablere gode rutiner for å avdekke, følge opp og forebygge avvik som kan oppstå i den daglige driften. Begrepet "avvik" favner vidt, og kan inkludere alt fra alvorlige hendelser som ulykker og skader, til mer systemiske mangler som utilstrekkelig eller manglende verneutstyr.

Implementeringen av et digitalt avvikssystem representerer en betydelig forbedring i håndteringen av slike avvik. Et slikt system skaper et sentralisert og brukervennlig miljø hvor registrering og oppfølging av avvik blir en enkel og smidig prosess. Ved å gi alle ansatte i bedriften tilgang til dette systemet sikrer man at potensielle problemer kan meldes fra alle deler av virksomheten.

Videre er avvikssystemet tilpasset bruk på mobile enheter. Denne fleksibiliteten betyr at ansatte kan registrere avvik umiddelbart når de observeres. Den kontinuerlige datainnsamlingen gir ledelsen et verdifullt beslutningsgrunnlag for å iverksette målrettede tiltak og kontinuerlig forbedre sikkerheten.

Årshjul

Et HMS-årshjul er et viktig planleggingsverktøy som bidrar til å strukturere og systematisere virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) igjennom året. Det fungerer som en visuell og tidsstyrt oversikt som tydeliggjør hvilke HMS-relaterte aktiviteter som skal gjennomføres.

Fordeler med et HMS-årshjul:

• Systematisk tilnærming: Årshjulet tvinger virksomheten til å tenke helhetlig og langsiktig rundt HMS.
• Oversikt og forutsigbarhet: Den visuelle fremstillingen gir en klar oversikt over aktiviteter gjennom året.
• Sikrer etterlevelse av lovpålagte krav: Hjelper med å sikre at tidsfrister og periodiske kontroller overholdes.
• Forebygging av ulykker og skader: Bidrar aktivt til å identifisere potensielle farer og iverksette forebyggende tiltak.
• Forbedring av arbeidsmiljøet: Kan inkludere aktiviteter som medarbeiderundersøkelser og personalmøter.
• Effektiv ressursallokering: Sikrer at de rette ressursene er tilgjengelige når de trengs.
• Kontinuerlig forbedring: Årshjulet bør evalueres og oppdateres jevnlig.
• Ansvarliggjøring: Tydelig definering av ansvar sikrer at oppgavene blir utført.

Risikovurdering

Risikovurdering er en viktig og kontinuerlig prosess som enhver virksomhet bør implementere. Hensikten er å systematisk identifisere, analysere og evaluere potensielle farer og trusler.

Hvorfor er risikovurdering viktig?

• Sikre et trygt og godt arbeidsmiljø.
• Bidra til systematisk HMS-arbeid.
• Forebygge hendelser som hvitvasking og datainnbrudd.
• Redusere kostnader ved å forebygge ulykker og driftsstans.
• Sikre kontinuitet og bærekraft.
• Oppfylle lovpålagte krav.

Nytt verktøy for risikovurdering: Vi har gjort det enklere å identifisere, vurdere og håndtere risikoer i din bedrift. Med vårt nye verktøy får du en handlingsplan som viser hvor tiltak må settes inn. Analysen er kontinuerlig, slik at du alltid har et oppdatert risikobilde.

Skjema og sjekklister

Tudu HMS-system er designet for å hjelpe deg med å håndtere lovpålagte oppgaver på en strukturert måte. I systemet vårt finner du et bibliotek med ferdiglagde skjemamaler og sjekklister som er spesielt tilpasset din bransje.

Eksempler på slike maler og sjekklister kan inkludere:

• Vernerunde: For å systematisk identifisere farer i arbeidsmiljøet.
• Egenkontroll av elektrisk anlegg: Kontroll for å oppdage feil før de fører til ulykker.
• Medarbeidersamtale: For å strukturere dialogen mellom leder og medarbeider.

Du har også full fleksibilitet til å opprette dine egne skjemamaler og sjekklister, definere egne spørsmål, svartyper og struktur.

Håndbøker og rutiner

Håndbøker og rutiner utgjør selve navet i bedriftens interne styringssystem. Tudu HMS-system tilbyr en sentralisert og lett tilgjengelig plattform for alle dine håndbøker. Ved å laste opp dokumentene i systemet, gjør du dem umiddelbart tilgjengelig for alle ansatte.

Eksempler på innhold:

• HMS-håndbok: Retningslinjer for sikkerhet, helse og miljø.
• Personalhåndbok: (Inkludert) Rettigheter, plikter og personalpolitikk.
• Lederhåndbok: Veiledning for ledere i deres rolle.
• Rutiner for bruk av utstyr: Sikker bruk av maskiner og utstyr.

Systemet tilbyr også tilgangsstyring og mulighet for å kreve elektronisk signatur fra ansatte som bekreftelse på at de har lest og forstått innholdet.

Personalhåndbok

Personalhåndboken er bedriftens interne lovbok og veiviser. Den skaper forutsigbarhet, trygghet og et felles grunnlag for alle ansatte. Personalhåndboken er inkludert i Tudu HMS-system! Vi benytter en mal som sys sammen med informasjonen fra din bedrift.

Hva kan en personalhåndbok inneholde?

• Introduksjon til bedriften, visjon og verdier.
• Arbeidsforhold (arbeidstid, ferie, permisjoner).
• Lønn, kompensasjon og reise.
• Arbeidsmiljø og sikkerhet (HMS).
• Etiske retningslinjer og IT-reglement.
• Personvern, GDPR og likestilling.

Når boken er ferdig, sendes den ut til alle ansatte som må signere at den er lest. Ved oppdateringer ber systemet om ny signatur.

Dokumentsenter

Bygg ditt eget, skreddersydde dokumentsenter med rutiner, håndbøker og veiledninger. Du har full frihet til å konstruere din egen logiske mappestruktur, enten basert på avdelinger, prosesser eller temaer.

Du kan skrive tekst direkte i systemet eller laste opp vedlegg som PDF, Word, Excel og bilder. Du kan også integrere spørreskjema direkte i mappene.

Tilgangsstyring og Signering

Du har full kontroll over hvem som skal ha tilgang til hvilken informasjon. For sensitiv informasjon, eller for å sikre at innhold blir lest, kan du kreve signatur fra den ansatte.

Vernetjeneste

Verneombudet er bindeleddet mellom arbeidsgiver og arbeidstakere når det gjelder HMS. Tudu HMS-system tilbyr en digital "verneombudsmappe" – et strukturert område i dokumentsenteret hvor verneombudet kan samle all relevant dokumentasjon.

Fordeler med digital verneombudsmappe:

• Lett tilgjengelighet: Tilgang fra hvilken som helst enhet.
• Enkel deling: Informasjon deles lett med ledere og relevante parter.
• Sikker lagring: Dokumentene er trygt lagret.
• Kontinuitet: Enkel overføring av historikk ved bytte av verneombud.

Visste du at? Fra 1. januar 2024 må alle bedrifter med mer enn 5 ansatte ha verneombud.

Ansattportal

Vår ansattportal er en sentralisert digital plass hvor all informasjon om den ansatte er samlet. Her får både leder og ansatt full innsikt i dokumentasjon som arbeidskontrakt, stillingsbeskrivelse og arbeidsinstrukser.

Portalen gir også oversikt over tildelte oppgaver, registrerte avvik, sertifikater med utløpsdatoer, samt ferie og fravær. Den inkluderer verktøy for medarbeidersamtaler og automatiske varsler når sertifikater er i ferd med å utløpe.

Ferie & Fravær

I ferie- og fraværsmodulen kan den ansatte registrere sin ferie og/eller sitt fravær, slik at du til enhver tid har en enkel og god oversikt over fraværet i din bedrift.

Fargekoder gir tydelig informasjon om fraværet er godkjent, underkjent eller venter på godkjenning. Modulen har både kalendervisning og tabellvisning for enkel planlegging. Ferie og fravær registreres hver for seg i en todelt løsning.

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtalen er en essensiell investering i dine ansatte. I Tudu HMS-system har vi gjort det enkelt å gjennomføre disse samtalene med et digitalt skjema designet for formålet.

Skjemaet inneholder et standard spørsmålssett som dekker arbeidssituasjon, prestasjoner og trivsel, men du har fleksibilitet til å tilpasse spørsmålene. Den ansatte kan se spørsmålene i forkant for å forberede seg. Etter samtalen arkiveres alt automatisk i den ansattes mappe.

Gode samtaler bidrar til bedre arbeidsmiljø, færre sykemeldinger, tydelige forventningsavklaringer og økt lønnsomhet.

Varslingsrutiner

Virksomheter er pålagt å etablere rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Tudu HMS-system tilbyr et integrert og brukervennlig varslingssystem som møter lovkravene.

Systemet åpner for anonym varsling, noe som senker terskelen for å melde fra. Når et varsel mottas, legges det til rette for en strukturert prosess:

• Mottak og registrering.
• Vurdering av alvorlighetsgrad.
• Tildeling av ansvar.
• Dokumentasjon av hele prosessen.

Kontraktshotell

Glemmer du å si opp avtaler før en ny periode starter? Vårt kontraktshotell gir deg full kontroll over dine avtaler og hjelper deg å unngå kostbare automatiske fornyelser gjennom et smart varslingssystem.

Du legger enkelt inn startdato, sluttdato og oppsigelsestid. Systemet sender deg varsel via e-post eller pushvarsel når en frist nærmer seg. Dette sparer bedriften for unødvendige kostnader og minsker administrasjonen.

Sertifikater

Med sertifikatoversikten får du et enkelt verktøy for å holde orden på alle sertifikater, enten de er knyttet til ansatte (f.eks. truckførerbevis, førstehjelpskurs) eller utstyr (inspeksjonsbevis).

Systemet gir god oversikt over gyldige, utgående og utløpte sertifikater. Når du legger inn en utløpsdato, sørger systemet for automatiske varsler til både daglig leder og den aktuelle ansatte i god tid før fornyelse er nødvendig.

Utstyrsoversikt

Vår utstyrsoversikt tilbyr en smart løsning for å håndtere informasjon om bedriftens maskiner og verktøy. Her kan du registrere detaljer som produsent, serienummer, garantitid, hvem som disponerer utstyret og laste opp kvitteringer og bruksanvisninger.

Dette gjør informasjonen tilgjengelig for ansatte, som raskt kan finne serienummer ved behov for service eller slå opp i en bruksanvisning, uten å måtte kontakte administrasjonen.

Undersøkelser

Vår undersøkelsesmodul gir deg en plattform for å gjennomføre både interne og eksterne undersøkelser. Du kan bygge undersøkelser selv med ulike spørsmålstyper eller få bistand fra oss.

Respondenter kan svare enkelt via QR-kode eller URL, noe som gjør det perfekt for alt fra medarbeiderundersøkelser til kundetilfredshetsmålinger. Resultatene kan eksporteres til Excel, PDF eller CSV.

Egne oppgaver

I tillegg til de lovpålagte oppgavene i HMS-årshjulet, kan du også legge inn egne oppgaver som er relevante for deg og din bedrift.

Dette gir rom for å inkludere sesongbaserte oppgaver, spesifikke prosesser eller produkter, interne arrangementer eller oversikt over andre viktige begivenheter i virksomheten.

Bransjetilpasset

Tudu HMS-system er et fleksibelt system som er utviklet for å kunne bransjetilpasses. Vi skreddersyr løsningen slik at den møter de spesifikke kravene og behovene i din bedrift og din industri.